常见业务记账

 

（初始余额，采购支出，办公用品支出，收到货款，预付货款，预收货款，向银行贷款收入）

 

开公司、做生意，最头疼的莫过于记账——怕漏记、怕错记，怕专业术语看不懂，更怕回头对账一团乱麻

很多小微企业、个体户老板吐槽：“我不懂财务，雇会计又不划算，简单记个流水都能搞混！”

别慌！账有书作为专为非财务人员设计的流水记账软件，不用专业会计知识，不用记复杂分录，就能把每一笔账目理得明明白白。今天就聚焦7类高频业务，手把手教你操作，从初始余额到各类收支，一步到位搞定记账难题。

 

 

 

下面介绍具体操作：

一、初始余额：开启记账的第一步，筑牢基础

刚用账有书，首先要录入账户初始余额——也就是你开始记账那天，公司各类账户（银行基本户、老板个人经营用银行卡等）的实际余额，相当于给账目“定个起点”，避免后续余额混乱。

具体操作：

1. 登录账有书，进入「日记账」模块，点击「记一笔」；

2. 若该账户是首次记账，系统会提示“需录入初始收入”（即初始余额）；

3. 交易日期建议选「开始记账当月的上一个月最后一天」（比如2月1日开始记账，选1月31日），避免初始余额计入当月收入，影响报表准确性。

4. 收支项目选「收入→初始收入」，录入实际余额金额，无需填写对方单位、经办人等，点击「保存」即可；下图所示：

 

5. 若有多个账户（如对公户、个人经营卡），重复上述操作，分别录入各账户初始余额。

 

二、采购支出：进货、买原料，一笔记清不遗漏

企业日常采购原材料、商品等产生的支出，是最常见的业务之一，核心是记清“花了多少钱、买了什么、从哪家买的”，方便后续核算成本。

具体操作：

1. 进入「日记账」，点击「记一笔」，选择「支出」；

2. 交易日期：填写实际付款日期；

3. 收支项目：选「采购支出-采购材料」（若有细分品类，可自定义添加）

4. 金额：填写实际采购付款金额（含税/不含税均可，按自己习惯统一标准即可）；

5. 对方单位：填写供应商名称（如“厦门染染建材厂）；

6. 备注：可补充采购物品、数量等细节（如“采购染料100件”），还能拍照上传采购发票、付款截图，留存凭证；

7. 选择付款账户（如“银行基本户”“微信”），点击「保存」，一笔采购支出就记好啦；下图所示：

 

 

 

三、办公用品支出：小额杂费，规范记录不杂乱

办公室买打印纸、笔、文件夹等小额支出，虽金额不大，但日积月累也需规范记录，方便后续统计行政开支、报销核对。

具体操作：

1. 进入「日记账」，点击「记一笔」，选择「支出」；

2. 收支项目：选「费用支出-办公用品」（账有书预设常用科目，直接选择即可，无需手动添加）；

3. 填写交易日期、付款金额、对方单位（如“厦门文具店”）；

4. 备注：可补充“打印纸2箱”“签字笔10支”等细节，方便后续查询；

5. 选择付款账户，点击「保存」即可；下图所示：

  

 

 

四、收到货款客户回款，及时核销不挂账

卖出商品、提供服务后收到客户付款，既要记清收入，也要及时核销应收款（若之前挂账），避免出现“客户已付款，账目仍显示欠款”的情况。

分两种情况操作：

情况1：之前未挂应收款（直接收款）

1. 进入「日记账」，点击「记一笔」，选择「收入」；

2. 收支项目：选「销售收入」；

3. 填写交易日期、收款金额、对方单位（付款客户名称）；

4. 备注：可补充“有书建设公司支付商品货款”，上传收款截图；

5. 选择收款账户（如“银行基本户”），点击「保存」；下图所示：

 

情况2：之前已挂应收款（核销欠款）

1. 进入「应收应付→应收账」，找到对应客户的欠款记录（若记录较多，可通过“查询”筛选）；

2. 点击该记录右侧的「核销」按钮，录入收款金额、收款日期；

3. 点击「保存」，系统会自动生成一笔日记账收入，无需再到「日记账」模块重复录入；下图所示：

 

 

五、预付货款：先付钱、后收货，提前登记不遗漏

向供应商预付定金、货款，属于企业的资产（别人欠你货/服务），需单独记录，避免后续收货后忘记冲抵，导致账目混乱。

具体操作：

1. 进入「日记账」，点击「记一笔」，选择「支出」；并勾选预付

2. 收支项目：选「采购商品」；

3. 填写交易日期、预付金额、对方单位（供应商名称；如厦门账有书有限公司）；

4. 备注：注明“预付商品货款”“预付定金”，上传付款凭证；

5. 选择付款账户，点击「保存」；下图所示：

 

 

6. 进入预收预付模块，读取数据并进行管理；

7.实际采购到货时，进入“预收预付”，找到厦门账有书有限公司的预付记录，并点击“核销”，点击“选择核销方式”，选取“通过其他方式核销”

 

 

 

7. 录入相应的拿货信息，录入核销日期、核销标题（可按需要填写）、核销金额等，保存即可。

 

 

六、预收货款：先收钱、后发货，规范管理不违规

案例介绍：我们是建材公司，客户（厦门食神部落装修有限公司）给我们订3万元磁砖，预收客户货款5000元，另商定收到磁砖后结清尾款。

 

具体操作：

1. 先登记应收货款：进入账有书应收应付-应收模块，点击新增记录，登记一笔3万元的应收款，对方单位填写厦门食神部落装修有限公司，备注注明“瓷砖货款”，保存记录；

2. 核销预收定金：回到应收模块，找到刚才录入的3万元应收记录，点击核销按钮，录入5000元预收货款，完成定金核销，系统会自动同步账目到日记账模块；

3. 核销剩余尾款：等到客户收到瓷砖，结清25000元尾款后，再次进入应收应付-应收模块，找到该笔应收记录，核销剩余25000元尾款，这笔订单账目就全部结清，无挂账。

 

七、向银行贷款收入：贷款到账，双向记录更清晰

企业向银行贷款，收到贷款资金时，既要记收入，也要记录应付贷款（后续需归还），清晰掌握“钱的来源”和“还款义务”。

具体操作：

1. 第一步：记录贷款收入

进入「日记账」，点击「记一笔」，选择「收入」；

收支项目：选「收到贷款→收到银行贷款」；

填写交易日期、贷款金额、对方单位（放款银行名称）；

选择收款账户（如“银行基本户”），点击「保存」。

2. 第二步：登记应付贷款

进入「应收应付→应付账」，点击「记应付」；

填写应付金额（可只录本金，也可录本息合计，后续还款时可修改）、应付日期（按贷款合同约定的还款日填写）；

对方单位选放款银行，备注注明“XX银行贷款”，点击「保存」。

小提醒：后续归还贷款时，进入「应收应付→应付账」，找到对应贷款记录，点击「核销」，录入还款金额，系统会自动生成日记账支出，无需重复记录。

结语：

账有书公司流水记账软件，能管收支、管欠账、管发货、管库存，管项目，管发票，管报销、管工资，记账不需要会计专业知识，零门槛，谁都会使用。

特别适合外账交给代理记账公司，经营内账由公司内勤或出纳管的中小企业、小微企业、个体经营户使用。